Dal 16 settembre 2026 il formulario di identificazione del rifiuto è digitale per tutte le imprese iscritte al RENTRI. Molte hanno scoperto che emetterlo sul portale non basta, perché un FIR digitale è un documento informatico e va conservato a norma. Poche hanno scoperto il passaggio successivo: conservare a norma presuppone un manuale della conservazione, e quel manuale lo deve avere l’azienda, non il suo fornitore.
Il FIR digitale in breve
Il formulario accompagna il rifiuto dal produttore al destinatario e ne documenta il percorso. Con il RENTRI viene emesso, trasmesso e tracciato in formato elettronico. Il portale però si occupa della circolazione del documento, non della sua conservazione nel tempo: quella resta un adempimento dell’impresa, regolato dalle norme sui documenti informatici. Lo abbiamo spiegato nel dettaglio nell’articolo su FIR digitale e conservazione a norma.
Qui ci occupiamo del pezzo che viene dopo, e che riguarda anche documenti che l’azienda conserva da anni: il manuale della conservazione.
Che cos’è il manuale della conservazione
Il manuale della conservazione è il documento che descrive come un’organizzazione conserva i propri documenti informatici. Non è un regolamento generico: è la descrizione di un sistema preciso, quello di quell’azienda.
Il contenuto è stabilito dal paragrafo 4.6 delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. In sostanza il manuale deve dire:
- chi: i soggetti coinvolti nel processo e i loro ruoli, a partire dal titolare dei documenti e dal responsabile della conservazione;
- cosa: quali tipologie di documenti vengono conservate — fatture elettroniche, libri contabili, PEC, formulari — con i relativi formati e metadati;
- come: il modello di funzionamento del processo, dal versamento dei documenti fino alla loro esibizione;
- con quali garanzie: le misure di sicurezza adottate e le modalità di controllo.
È il documento che, in sede di verifica, dimostra che la conservazione non è un archivio qualsiasi ma un processo governato.
Il manuale della conservazione è obbligatorio per le aziende private
Le Linee guida AgID sono in vigore dal 1° gennaio 2022. L’Agenzia per l’Italia Digitale lo dice in modo esplicito: alla redazione del manuale di conservazione sono tenuti anche i soggetti privati, in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione. Lo stesso vale per la nomina del responsabile della conservazione.
Tradotto: qualunque impresa che emette o riceve fatture elettroniche ha un obbligo di conservazione, e quindi deve avere un manuale della conservazione. Non è un adempimento per grandi gruppi o per la pubblica amministrazione. Riguarda la srl di cinque dipendenti come l’azienda manifatturiera con tre stabilimenti.
Dal 16 settembre 2026 si aggiunge una tipologia documentale in più per chi è iscritto al RENTRI: i formulari. Il manuale, se c’è, va aggiornato per includerli. Se non c’è, il FIR digitale è l’occasione per accorgersene.
L’equivoco più diffuso: «il manuale ce l’ha il conservatore»
Quasi tutte le aziende affidano la conservazione a un servizio esterno. È una scelta sensata, e porta con sé un equivoco comprensibile: pensare che il fornitore si occupi di tutto, manuale compreso.
Il fornitore del servizio ha effettivamente un manuale: il proprio, che descrive la sua infrastruttura e i suoi processi. Ma è un documento diverso. Il manuale della conservazione che le Linee guida chiedono al titolare descrive l’organizzazione dell’azienda che produce i documenti: chi in quell’azienda è responsabile, quali documenti conserva, con quali regole. La responsabilità di redigerlo resta in capo all’azienda anche quando la conservazione è affidata all’esterno.
Il risultato è che moltissime imprese conservano le fatture elettroniche da anni presso un servizio del tutto regolare, e non hanno mai redatto il proprio manuale. Non per negligenza: semplicemente, nessuno glielo ha chiesto.
Perché se ne parla così poco
Il manuale è un documento del cliente, non del fornitore. Chi vende un servizio di conservazione a migliaia di aziende può mettere a disposizione modelli e istruzioni, ma non può redigere al posto di ciascun cliente un documento che descrive l’organizzazione interna di quel cliente e che quel cliente deve firmare.
È un problema di organizzazione più che di competenza. Richiede di conoscere l’azienda, di sapere chi fa cosa, di aggiornare il documento ogni volta che cambia qualcosa — un nuovo flusso documentale, un nuovo responsabile, una nuova sede. Per un servizio pensato per grandi numeri è l’attività più difficile da gestire, ed è il motivo per cui raramente viene proposta.
Come funziona il manuale della conservazione con CompEd
LookOut Srl integra e distribuisce il servizio di conservazione digitale CompEd, una delle integrazioni software della nostra piattaforma, e lo abbiamo scelto anche per questo motivo.
Nel sistema CompEd il manuale della conservazione non è un modello da scaricare e compilare da soli. La scheda del titolare della conservazione raccoglie i dati dell’azienda e i flussi documentali che effettivamente affida al servizio — fatture elettroniche, libri contabili, PEC, flussi personalizzati come il RENTRI — e da quei dati vengono generati la convenzione di servizio e il manuale della conservazione dell’azienda.
Il manuale viene poi firmato dal rappresentante dell’azienda titolare, perché è l’azienda che se ne assume la responsabilità. È la ripartizione corretta: il sistema produce il documento a partire dalla configurazione reale del servizio, l’azienda lo verifica, lo firma e lo fa proprio.
Il vantaggio più concreto riguarda la manutenzione. Quando si attiva un nuovo flusso — come i formulari RENTRI — il sistema richiede di aggiornare convenzione e manuale. Il documento resta allineato a ciò che l’azienda conserva davvero, invece di invecchiare in un cassetto.
Cosa facciamo noi
Per le aziende che seguiamo, il manuale della conservazione non è un adempimento lasciato al cliente. Verifichiamo quali documenti l’azienda è tenuta a conservare, configuriamo i flussi nel sistema di conservazione, prepariamo il manuale e la convenzione per la firma del rappresentante, e li teniamo aggiornati quando cambia qualcosa — il FIR digitale è l’esempio più recente.
LookOut Srl è una software house specializzata in sistemi gestionali per le imprese, certificata ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2022 in forma integrata. Puoi vedere come lavoriamo nei nostri casi di successo: la gestione documentale e la conservazione fanno parte dello stesso lavoro con cui seguiamo contabilità, fatturazione e logistica dei nostri clienti.
Domande frequenti
Il manuale della conservazione è obbligatorio per le aziende private?
Sì, in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, come indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale. La fattura elettronica è uno di questi casi, quindi l’obbligo riguarda la quasi totalità delle imprese.
Se affido la conservazione a un servizio esterno, il manuale lo fa il fornitore?
Il fornitore ha il proprio manuale, che descrive il suo servizio. Il manuale richiesto al titolare descrive l’organizzazione dell’azienda che produce i documenti, e la responsabilità di redigerlo resta all’azienda.
Da quando è obbligatorio?
Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono in vigore dal 1° gennaio 2022.
Con il FIR digitale devo rifare il manuale?
Va aggiornato. I formulari RENTRI sono una tipologia documentale in più da conservare, e il manuale deve descrivere tutti i documenti che l’azienda conserva.
Chi firma il manuale della conservazione?
L’azienda titolare dei documenti, attraverso il proprio rappresentante. È un documento dell’azienda, non del fornitore.
Contenuto informativo aggiornato a settembre 2026. Non sostituisce i testi normativi né la consulenza di un professionista. Le Linee guida e le indicazioni ufficiali sono disponibili sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
Vuoi sapere se la tua azienda ha un manuale della conservazione aggiornato? Scrivici a info@lookoutweb.com o chiamaci allo 091 848 6220.