Dal 16 settembre 2026 le imprese iscritte al RENTRI emettono il formulario di identificazione del rifiuto solo in formato digitale. Molte si sono attrezzate per emetterlo. Poche si sono accorte che la conservazione FIR digitale è un adempimento distinto dall’emissione, e che non lo risolve il portale.
Cosa cambia, e le due date da non confondere
Il Decreto ministeriale 4 aprile 2023 n. 59 ha previsto la gestione del formulario in modalità digitale nell’ambito del RENTRI. L’articolo 13 del Decreto legge 31 dicembre 2025 n. 200, convertito dalla legge 27 febbraio 2026 n. 26, ha poi consentito agli iscritti di continuare a emettere il formulario anche su carta fino al 15 settembre 2026.
Da qui due decorrenze ravvicinate che riguardano cose diverse:
- dal 15 settembre 2026 si applicano le sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione al RENTRI dei dati contenuti nei formulari, in forza del comma 10-bis dell’articolo 258 del D.Lgs. 152/2006 introdotto dalla legge 26/2026;
- dal 16 settembre 2026 termina il doppio binario: per i soggetti iscritti il formulario va emesso e gestito in formato digitale.
Le sanzioni amministrative previste vanno da 1.600 a 10.000 euro. Le informazioni ufficiali sugli obblighi e sulle scadenze sono pubblicate sul portale RENTRI del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica.
Nello stesso periodo è cambiato anche il modo di compilare i documenti: il Decreto direttoriale n. 210 del 31 luglio 2026 ha aggiornato le istruzioni per la compilazione del registro cronologico di carico e scarico e del formulario, recependo i chiarimenti pubblicati nel tempo.
Chi è obbligato e chi no
L’obbligo segue l’iscrizione al RENTRI, non la dimensione dell’azienda in sé. Sono tenuti all’iscrizione gli enti e le imprese che effettuano il trattamento dei rifiuti, i produttori di rifiuti pericolosi, chi raccoglie o trasporta rifiuti pericolosi a titolo professionale, i commercianti e gli intermediari di rifiuti pericolosi. Per i rifiuti non pericolosi rientrano gli enti e le imprese con più di dieci dipendenti che producono scarti da lavorazioni industriali e artigianali, da recupero e smaltimento, da potabilizzazione e depurazione delle acque, da abbattimento fumi, fosse settiche e reti fognarie.
Restano fuori i produttori non tenuti all’iscrizione. Le imprese fino a dieci dipendenti che producono soltanto rifiuti non pericolosi non hanno obbligo di iscrizione e possono continuare a movimentare i rifiuti con il formulario cartaceo. Le imprese agricole sono escluse dagli obblighi.
Emettere non è conservare: la conservazione FIR digitale è un’altra cosa
Il RENTRI è il registro attraverso cui il formulario viene emesso, trasmesso e tracciato. Assolve alla parte che riguarda la circolazione del documento tra produttore, trasportatore e destinatario.
Non assolve alla conservazione. Un formulario emesso in digitale è a tutti gli effetti un documento informatico, e per i documenti informatici la conservazione segue le regole del Codice dell’amministrazione digitale e le linee guida AgID. È una disciplina diversa, con requisiti propri, che non si esaurisce nell’aver usato il portale.
È un equivoco comprensibile. Quando un adempimento si sposta su una piattaforma pubblica, l’impressione è che la piattaforma faccia tutto. Con la fattura elettronica è successa la stessa cosa: per anni molte imprese hanno creduto che il Sistema di Interscambio conservasse le fatture, e hanno scoperto il contrario a distanza di tempo.
Perché non basta salvare gli XML in una cartella
La risposta istintiva è archiviare i file XML su un server aziendale o su un disco di rete. Non è sufficiente, e la ragione non è formale.
La conservazione a norma serve a garantire nel tempo tre proprietà che un file copiato in una cartella non ha: l’autenticità, cioè la prova che il documento è quello originale e proviene da chi dichiara di averlo formato; l’integrità, cioè la prova che non è stato alterato dopo la formazione; la leggibilità nel tempo, anche quando i formati e i programmi saranno cambiati. A queste si aggiunge l’opponibilità della data.
Un file su un disco non porta con sé nessuna di queste prove. In caso di contestazione o di controllo, quello che conta non è avere il documento: è poter dimostrare che quel documento è autentico e non è stato toccato.
Cosa serve per la conservazione FIR digitale a norma
Un sistema di conservazione non è uno spazio di archiviazione. Prevede un insieme di elementi definiti:
- un titolare della conservazione, che è l’azienda produttrice dei documenti;
- un responsabile della conservazione, figura nominata con compiti precisi;
- un manuale della conservazione, che descrive il sistema, i formati, i metadati, i tempi e le responsabilità;
- una convenzione di servizio con il conservatore, se il servizio è affidato all’esterno;
- pacchetti di versamento con i relativi metadati, e le ricevute che ne attestano la presa in carico.
È il motivo per cui la conservazione dei FIR non si attiva spuntando una casella: comporta la produzione di documentazione che descrive cosa si conserva e come.
Se hai già la conservazione delle fatture, non sei automaticamente a posto
Questo è il punto che più spesso genera un falso senso di sicurezza.
Nei sistemi di conservazione, i flussi documentali standard — fatture elettroniche, libri contabili, PEC — sono predefiniti: hanno caratteristiche note e uguali per tutti, e il sistema li gestisce integralmente. I formulari RENTRI non rientrano tra questi. Sono un flusso custom, cioè una tipologia documentale le cui proprietà vanno definite e documentate prima di poter versare i documenti.
La conseguenza pratica è che attivare la conservazione FIR digitale in un sistema già in uso per le fatture obbliga ad aggiornare la convenzione di servizio e il manuale della conservazione. Non è un’estensione automatica del contratto esistente: è una modifica documentale che va fatta, e fatta prima che i documenti comincino ad accumularsi.
Conservazione FIR digitale con il sistema CompEd
LookOut integra e distribuisce la soluzione di conservazione digitale CompEd, una delle integrazioni software della nostra piattaforma, che gestisce il flusso RENTRI accanto a fatture elettroniche, libri contabili e PEC.
Il percorso è lineare una volta impostato. Nella scheda del titolare della conservazione si attiva il flusso custom dedicato al RENTRI e si genera o aggiorna la convenzione di servizio. Da quel momento i formulari si versano dalla funzione di versamento documenti: si seleziona il profilo RENTRI, si crea il pacchetto di versamento, si caricano i file XML con il loro nome originale e si conclude l’operazione. Il sistema restituisce un rapporto con il numero di file elaborati, gli errori e gli allarmi. Da lì in avanti conservazione e consultazione avvengono in automatico, con ricerca semplificata e avanzata sui documenti conservati.
Resta un’operazione ricorrente: qualcuno deve versare i formulari con regolarità. È un compito che l’azienda può tenere internamente o affidare, ma non si fa da solo.
Cosa facciamo noi
LookOut Srl, software house specializzata in sistemi gestionali per le imprese, segue la catena per intero: verifica della posizione dell’azienda rispetto agli obblighi, attivazione del flusso RENTRI nel sistema di conservazione, predisposizione della convenzione di servizio e del manuale della conservazione, impostazione del versamento e — dove serve — gestione continuativa del caricamento dei formulari.
Puoi vedere come lavoriamo nei nostri casi di successo. È lo stesso approccio con cui seguiamo la conservazione delle fatture elettroniche e degli altri documenti fiscali dei nostri clienti, e con cui trattiamo gli altri adempimenti che intrecciano normativa e sistemi informativi. LookOut è certificata ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2022 in forma integrata.
Domande frequenti
Il RENTRI conserva i formulari al posto mio?
No. Il RENTRI è il registro attraverso cui il formulario viene emesso, trasmesso e tracciato. La conservazione dei documenti informatici è un adempimento distinto, con regole proprie.
L’obbligo di conservare nasce il 16 settembre 2026?
No. L’obbligo deriva dalla natura elettronica del documento, quindi vale da quando l’azienda emette formulari in digitale. Il 16 settembre 2026 è la data in cui il digitale diventa obbligatorio per tutti gli iscritti, e quindi il momento in cui la questione riguarda chiunque.
Ho già un servizio di conservazione per le fatture elettroniche: copre anche i FIR?
Non automaticamente. I formulari RENTRI sono un flusso documentale custom e richiedono di aggiornare la convenzione di servizio e il manuale della conservazione prima di poter essere versati.
Basta salvare i file XML su un server aziendale?
No. L’archiviazione non garantisce autenticità, integrità e leggibilità nel tempo, che sono le proprietà che la conservazione a norma serve a dimostrare.
La mia azienda ha meno di dieci dipendenti: sono obbligato?
Dipende dal tipo di rifiuto. Chi produce rifiuti pericolosi è tenuto all’iscrizione a prescindere dalla dimensione. Le imprese fino a dieci dipendenti che producono solo rifiuti non pericolosi non hanno obbligo di iscrizione e possono continuare con il formulario cartaceo.
Cosa rischio se non conservo a norma?
Le sanzioni citate sopra riguardano la trasmissione dei dati al RENTRI. Sulla conservazione il rischio è diverso e si manifesta dopo: in sede di controllo o di contenzioso, un documento non conservato a norma è un documento che può essere difficile far valere.
Contenuto informativo aggiornato a settembre 2026. Non sostituisce i testi normativi né la consulenza di un professionista: la posizione della singola azienda rispetto agli obblighi RENTRI va verificata caso per caso.
Hai dubbi sulla conservazione dei tuoi formulari? Scrivici a info@lookoutweb.com o chiamaci allo 091 848 6220.